古代文书处理是由专门机构负责的，秦和西汉由丞相府处理文书工作；东汉由尚书台主管；唐、宋由中书省、尚书省、门下省及枢密院分掌；明、清由内阁、通政使司、六科、六部执掌，清代还创设军机处、奏事处等机构，承办廷寄和接收奏折。运转中的公文都有一层一级的批阅，签署上自己的姓氏或字，后来是在上面画圈，表示已阅过。
画圈公文起初叫“画押”，这种风气早在三国时期就有，是指在文牍契约上签字署名。据说到了唐宋时期，臣僚们在进呈公文或传阅书牍时，逐渐改变了过去署全称的做法，只书写上自己的姓或字，表示“阅过”。画圈儿据说是宋朝王安石发明的，他在任参知政事时，每天都要接触大量呈送上来公文，按照惯例，每次阅过文牍，王安石都要写上一个“石”字。由于文牍多，他又是急性子，后来连“石”字的一横一撇也不要了，“口”字干脆简化成圆圈。就这样上行下效，画圈便演变成了“阅毕”文件的特殊符号。
时间长了，文化人还将画圈赋予了浓厚的文化底蕴，因为圈儿是圆的，按照处事原则，圆是一个好东西，内含通融和润滑之意。如天地方、建筑之圆、文化之圆，圆就是无限、团结、和谐的代表。圆没有角，圆不易伤人，也不易自伤。当然，这画圈儿中间，有人是有作为、有担当，为国为民办实事；也有人是不作为、不担当，素餐尸位，空占着职位而不干实事，混日子的。
那么，宝塔尖上的皇帝是怎么批阅文件的呢？光画圈肯定是不行的，老大总要表明态度和立场。但皇帝要看的东西太多，也不可能批太多的字，一般来说都是“阅”、“已阅”、“可”、“即可”等专用字或词。皇帝看得最多的文件叫奏疏，到了清朝更规范规矩，叫奏折，统一折叠或装订成小本子式样。给皇帝的奏折一般都不长，简明扼要，是什么事就说什么。但实际工作中，时常也会遇到不懂规矩的，或者附庸拍马屁的，再就是卖萌弄文字的。皇帝面对的臣子形形色色的人都有，可以说是整个社会的浓缩精华代表，也是不太好对付的。这儿说一个朱元璋打臣子屁股的段子。
明朝刑部有个主事叫茹太素，在洪武九年，他上了一个奏疏，朱元璋让别人读了一半，已经花了两个多小时，奏疏要说的正题还没有出来。朱元璋气得令人不要再读了，自己拿过来框算了一下字数，竟然后面还有一万多字，这那里是奏疏，简直是长篇废话。朱元璋当场气晕，把茹太素传唤到了宫里，让侍卫当场摁倒在地，打了一顿屁股。这件事的效果非常好，一下子改善了明朝初期文官爱说废话的坏现象。
当皇帝也是不容易的，批奏折一项就够皇帝忙的了，比如清朝的雍正皇帝，他就是加班熬夜的拼命三郎，批奏折常常要批到凌晨，比我们现在上班族熬的夜还要多。奏折太多，反映的情况也复杂，雍正批着批着就批出了点问题。臣子们中有个孙大人，有事没事就爱上请安的奏折，雍正不画圈，也不打人的屁股，遇到这种奏折就批“朕很好”。一次是关于南方粮食收成和猪肉价格的奏折，雍正竟然在上面回复“朕很好”，搞得臣子哭笑不得。
比雍正搞笑的是大明皇帝，在批阅奏疏时，不批“阅”或“已阅”，也不批“可”或“即可”，而是爱御批朱笔三个字“知道了”。这个“知道了”比画圈要高档大气多了，其微妙之处是让你不得不去认真的“捉摸”，这三个字到底是什么意思！让你摸不清皇上的真实意图，所呈奏疏是行还是不行？办还是不办？往往让下官非常犯难。这就是大明皇帝的高明权术，朱元璋后代是读了不少书的人，有文化，有深度。这种公文形式的模糊色彩，似是而非，领会错了，轻者会丢掉帽子，重者会丢掉脑袋。
“知道了”作为一种常有理，进可攻退可守，可以阅尽人间酸甜苦辣，可以舍我其谁，可以功不可没，可以一推六二五，届时咀一抹、头一扬说什么也“不知道”。大明的江山就是在“知道了”中间，一代不如一代，一天不如一天，这种帝王权术玩到最终，自然是搬起石头砸自己的脚。你皇上“知道了”，下官可就什么也“不知道”了。看官们千万不能学，权大权小都要珍惜，批文件表明态度和观点很重要，否则你玩花的，下面的花草会淹死你。
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